OPAS

 

Die international führende Orchester Planungs- und Administrations- Software

Die Verwaltungs- und Planungsaufgaben eines Orchesters erfordern einen großen zeitlichen und logistischen Aufwand. Die Ursachen liegen dabei u.a. in der unterschiedlichen Art der Arbeitsbereiche (Termine, Verträge, Reisen, Kalkulationen, Dienste,…) und der großen Menge der dabei anfallenden Daten. Die Gründe liegen in der Größe eines Orchesters, dessen komplexes Umfeld sowie der Notwendigkeit auf Jahre hinaus zu planen. Für einen effizienten Arbeitsablauf ist es zudem wichtig, dass von mehreren, oft räumlich getrennten Arbeitsplätzen jeder die ihn betreffenden Daten in der aktuellsten Form abrufen und bearbeiten kann.

Eine Vielzahl von Orchestern unterschiedlicher Größe hat sich bereits entschieden dieser Herausforderung mit der Unterstützung von OPAS zu begegnen.
Mehr als 220 Kunden von Australien über Europa bis in die USA vertrauen auf unser Branchen-KnowHow und auf die bewährte Kompetenz und individuelle Stärke von OPAS.

OPAS wurde speziell an die Bedürfnisse eines Orchestermanagements angepasst. Alle Informationen und Daten des Orchesters laufen in OPAS an einem zentralen Ort zusammen und sind dort jederzeit bequem, aktuell und schnell abrufbar. Sämtliche Arbeitsbereiche sind miteinander verknüpft.
OPAS bietet Ihnen eine umfassende Softwarelösung für Ihre gesamte Datenverarbeitung.

OPAS wurde von der Wölbitsch & Partner KG in enger Zusammenarbeit mit mehreren Orchestern, Fine Arts Management in den USA, Artifax Computer Software Ltd. in Großbritannien und der American Symphony Orchestra League entwickelt.

Auf dem internationalen Markt ist kein anderes Produkt erhältlich, das mit der Flexibilität und dem Funktionsumfang von OPAS vergleichbar wäre.
Seit über 20 Jahren ist OPAS weltweit die Nr. 1 Software in der Orchesterverwaltung.

Warum OPAS?

10 überzeugende Gründe:

_ organisiert und vereinfacht die tägliche Arbeit
_ reduziert Fehler und Ausgaben
_ macht Ihre Arbeit effizienter und nachhaltiger
_ hat zahlreiche Funktionalitäten
_ erfüllt alle Bedürfnisse einer Orchesterverwaltung
_ ist flexibel und individuell anpassbar
_ bietet schnellen und einfachen Support
_ zentrale und einheitliche Datenverwaltung

_ zuverlässig seit über 25 Jahren
_ wird kontinuierlich verbessert und weiter entwickelt anhand von Nutzeranfragen

 

Module

Kalender

OPAS bietet einen funktionalen Kalender, der Ihnen Ihre Termine in übersichtlicher Form präsentiert.
Per Mausklick können Sie verschiedene Ansichten wie Jahres-, Monats-, Wochen- oder Tagesansicht auswählen.
Der Kalender zeigt Ihnen Ihre Termine gruppiert nach Projekten, Terminarten, Spielorten, Dirigenten, Status, usw. Ein Maximum an Übersichtlichkeit wird durch die farbliche Unterscheidung der einzelnen Termine nach Gruppen erzielt.
Popup-Fenster zeigen Ihnen Einzelheiten zu jedem Termin und mit einem Mausklick öffnet sich das Terminformular, in dem Sie alle Details sehen und bearbeiten können.
Mit dem OPAS Kalender behalten Sie den Überblick!

Termine

In OPAS können Sie sämtliche Terminarten und alle Details Ihres Terminplans erfassen:
Sie kategorisieren Ihre Termine nach Terminart, Orchester, Chor, Technik, Reise, intern, öffentlich, etc. und hinterlegen alle Informationen wie Zeiten, Programme, Projekte, Spielorte, Dirigenten, Solisten, Werke, Chöre, Instrumentierungen, Dienste, usw.
Mit jedem Termin können Sie beliebige Arten und Anzahl von Dokumenten verknüpfen und Ihre Daten mit frei definierbaren Informationen komplettieren.
Erstellen Sie Checklisten zu jedem Termin, um keine organisatorischen Eckpunkte aus den Augen zu verlieren. Mit OPAS verwalten Sie mehrere Ensembles und auch Gruppen innerhalb eines Ensembles.

Diensteinteilung

Mit OPAS ist Personalplanung ganz einfach: Ihre Musiker und Aushilfen teilen Sie per Mausklick den Terminen Ihres Dienstplanes zu und halten An- und Abwesenheiten fest.
Dabei speichert OPAS die Anzahl der geleisteten Stunden, Dienste, Tage für jeden einzelnen Musiker und jede Instrumentengruppe.
OPAS berechnet die aktuelle und geplante Dienstbelastung und achtet dabei auf – für jeden einzelnen Musiker hinterlegbare – Dienstlimits und Vorschriften.
Sie erstellen Dienstlisten und erhalten Abrechnungen basierend auf individuell zugeschnittenen Abrechnungsmethoden.

Verträge

Mit OPAS erzeugen und verwalten Sie Ihre Verträge für Solisten, Dirigenten, Aushilfen, Spielorten, Agenturen, usw.
Sie erfassen alle Details wie Projekt, Termine, Programm, Honorar, usw., geben alle Nebenabsprachen ein und senden Ihr vorgefertigtes Vertragsformular an den Künstler oder dessen Agentur.
Erstellen Sie Statistiken für einen bestimmten Vertragspartner oder über einen frei wählbaren Zeitraum.
Generieren Sie Ihre Aushilfsabrechnungen basierend auf konfigurierbaren Abrechnungsmethoden und Kostensätzen.

Bibliothek

Erfassen Sie alle Daten Ihrer eigenen oder gemieteten Notenmaterialien.
OPAS speichert Informationen zum Verlag, Besitzer, Lieferanten, zu Kosten, Ausgaben, dem Lieferanten, usw.
Die Bibliothek enthält auch Informationen über die Instrumentierung, welche für die Programmplanung verwendet werden können.
Eine sehr hilfreiche Komponente von OPAS ist die gut gepflegte, auf Wunsch lieferbare Repertoiredatenbank mit mehr als 4.000 Werken und 600 Komponisten.

Reisen

Aufwändige Projekte wie beispielsweise Tourneen können ganzheitlich gemanagt werden:
OPAS speichert alle Informationen Ihrer Reisen inkl. Termine, Hotels, Spielorte, Teilnehmer, Instrumente, Transportkisten.
Teilnehmer können nach Hotels, Bussen, Flügen usw. gruppiert werden, inkl. Zimmer- oder Sitznummer oder auch persönliche Daten wie Raucher, Vegetarier, usw.
Erstellen Sie direkt aus OPAS Ihre Zimmer-, Visa-, Versicherungs-, Cargolisten, usw. sowie Checklisten über die Personenverteilung in den Gruppen oder prüfen Sie vorab die Gültigkeitsdauer der Pässe der Teilnehmer.
Für viele Länder stellt OPAS aktuelle Visa-Formulare zur Verfügung.

Kalkulationen / Budgetierung

Mit OPAS erzeugen Sie eine Aufstellung all Ihrer Einnahmen und Ausgaben und behalten die Übersicht über Ihr Budget.
Sämtliche finanzielle Informationen inkl. Aushilfs-, Solisten- und Dirigentenhonorare, Reisekosten, Einnahmen aus dem Kartenverkauf, Marketing-Kosten, Saalmieten, usw. werden gespeichert.
Sie erstellen Budgetpläne, vergleichen diese mit aktuellen Zahlen, gruppieren die Zahlen nach Projekten und Adressen.
OPAS erstellt Ihnen, aufgrund Ihrer Programmplanung, eine Kostenschätzung mit zu erwartenden Kosten für Aushilfen, Transport, Zuschlägen, usw. – automatisch!

Stammdaten / Hintergrunddaten

Verwalten Sie Ihre Stammdaten mit OPAS.
Systematisieren und gruppieren Sie Ihre Daten mit Hilfe der Hintergrunddaten.
Sämtliche Daten können erfasst und miteinander, wenn nötig, verknüpft werden: Personal, Solisten, Dirigenten, Ensembles, Spielorte, Agenturen, Verlage, Komponisten, Werke, Projekte, Serien, Terminarten, Instrumente, Transportkisten, Länder, Sprachen, Währungen, Kostensätze, Budgets, Kontonummern, usw.
Erstellen Sie Serienbriefe, Etiketten, Emails, Telefonlisten, Versicherungslisten, usw.
Exportieren Sie Ihre Daten in andere Dateiformate, z.B. für Ihre Webseite oder Ihren Handheld PC.

Informationen sind mithilfe von schnellen und einfachen Suchfunktionen allzeit zugänglich und können in Form von Berichten ausgegeben werden.
Zahlreiche Standardberichte können durch individuelle Berichte ergänzt und an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Somit können Sie benötigte Informationen in der gewünschten Darstellung außerhalb von OPAS zugänglich machen.

Durch die zahlreichen Einsatzmöglichkeiten und das umfassende Leistungsangebot unserer Software wird sich eine Investition in OPAS sehr schnell amortisieren – kontaktieren Sie uns noch heute für ein unverbindliches Angebot!

 

 

Darf’s ein bisschen mehr sein?

Wir haben diverse Erweiterungen zu OPAS entwickelt, die zum Standardleistungsumfang von OPAS unkompliziert hinzugefügt werden können:

OPAS Seating Management:

Diese Erweiterung zu OPAS bietet Sitz-/Pultmanagement, bei dem Sie Musiker per Drag/Drop ihren Plätzen zuweisen können, und gibt Ihnen einen Überblick über jede Instrumentengruppe. In Form von Berichten können Sie die Sitzordnung ausgeben und den zuständigen Personen vor Ort zukommen lassen.

David Daniels’ Orchestral Music Repertoire Datenbank:

Dieses Standardkompendium in englischer Sprache liefert Ihnen zu mehr als 7800 Werken und 1000 Komponisten detaillierte Informationen wie z.B. Titel, Dauer, Kompositionsjahr, Instrumentierung und Herausgeber. Die Daniels Orchestral Music Datenbank kann in Ihr OPAS integriert oder als separate Datenbank zur Verfügung gestellt werden.

OPAS Quickbooking:

Mit OPAS Quickbooking können Sie schnell, einfach und übersichtlich Ihre Räumlichkeiten verwalten und buchen.
Dieses Add-On zu OPAS wurde speziell zur Verwaltung vieler Räumlichkeiten entwickelt. Auf einen Blick sehen Sie, wer welche Räume bereits belegt. Sie können einfach und schnell mit Ziehen/Ablegen und Kopieren/Einfügen neue Buchungen und Reservierungen erstellen, verschieben oder kopieren.

Schnittstelle zu Eventmanagement Software:

ARTIFAXevent ist eine leistungsstarke Software für Event- & Venue-Management und zielt darauf ab Organisationen, Räume, Ressourcen, Anfragen und Ereignisse effizient zu verwalten.